Kurzprotokoll Chill On A Swiss Hill Sitzung

Kurzprotokoll Chill On A Swiss Hill Sitzung

Datum: 3.10.2008
Anwesend: Patricia, Philipp, Clemens

DATUM

• Wahrscheinlich Mo. 29.6 - Sa. 4.7
• Eine halbe Woche später ist ein Rennen in Frankreich. Falls dieses nicht stattfindet, verschieben wir das Chill in diese Woche.
• Clemens gibt Gesuch bei allen Gemeinden ein, Vorabklärungen mit Kanton (Cariget) war positiv.
• Armin Mark zu diesem Zeitpunkt verfügbar (078 805 20 21).
• Schützenhaus prov. reserviert (079 6764806).
• Gewünschte Zusammenarbeit mit Rennen in San Bernardino nicht mehr möglich.

PERSONELLES, RESSORTS

• Grundsätzlich: Jedes OK Mitglied kann sein Ressort optimieren und Bereichsleiter bestimmen.

• Präsident: Clemens (078 7516259). Kommunikation, Bewilligungen, Web, Koordination etc.
• Finanzen: Patricia (079 4263923). Buchhaltung, Konto, Budgets bewilligen, Sponsoring, Anmeldungen etc.
• Gastro: Samuel (078 6019838). Bar, Verpflegung etc
• Rennen: Samy (076 4646455). Strecke, Rennablauf (neuer Bereichsleiter Strecke ist Jojo) etc.
• Animation: Gianpaolo (078 8125646). Programm, Gravix etc.
• Staff: vakant (Clemens hat Riva angefragt). Einsatzplanung, Betreuung, Anfragen etc.

FIXE ÄNDERUNGEN

• Campwiese ist neu vor dem Schützenhaus. Auf der anderen ist ein Maisfeld [Logistik].
• Neue Auflagen: Fahrzeiten, Rofna-Problem (Konzept erstellen), kompetente Leute bei den Abschrankungen [Rennen].
• grössere Erfolgschancen bei Sponsoren da Pressespiegel, neuer Getränkesponsor [Finanzen, Präsi].
• Personeller Wechsel beim Verkehrsverein. Zusammenarbeit gewünscht [Animation, Präsi].
• Bevölkerung mobilisieren v.a. Renntag und Schweizer Abend [Animation, Präsi].
• Strohballen statt Matten [Rennen].
• Rennsystem ohne Zeitmessung [Rennen]
• nicht mehr IGSA [Rennen, Präsi].
• Abschluss und Helferessen früher [Staff, Finanzen].
• Kühlanhänger [Gastro, Finanzen].
• Genügend Strom [Logistik, Jojo].
• Kaffee-Maschine
  

DISKUSSIONSPUNKTE

• Preis. Wie hoch ist der Preis für Event und ist Essen inbegriffen? Grundsätzlich hat sich das System mit der Bestellungen am Vorabend bewährt, jedes mal Geld ausgeben ist jedoch psychologisch nicht optimal. Ev. könnte man das Frühstück gratis machen (es hat solange es hat) und Abendessen-Bestellung (6x) in die online Buchung aufnehmen mit Rabatt. Diese Diskussionpunkt sind noch offen. Meinung von Samuel? [Gastro]
• Event Sa - Sa. Damit könnte das erste Weekend als "Freeride" angeboten werden. Problem: Helfer in der Woche vor dem Sa, Mehrkosten Lastwagen (nicht voll?). Meinung Samy? [Rennen]
• Aufenthaltszelt. Blachenzelt ist nicht nötig. Alternative 1: Gedeckte Bühne à la Pfi-La, die während dem Tag in "Lounge" mit Strohballen umfunktioniert wird. Ev. nach vorne abspannen. Alternative 2: Weisse Zelte ohne Seitenwände (wie jenes, das in der Zielkurve stand) auf den Kiesplatz. Bühne dann entweder im Zelt oder wie gehabt. Alternative 3: Blachenzelt (Militär oder LKW-Plane) auf dem Kiesplatz. Grundsätzliches Ziel: Unterhaltung/Bar möglichst alles an einem Ort [Logistik].
• Küche. Altersheim Catering hat sich bewährt, war gut und sehr günstig. Andere Varianten zu aufwändig [Gastro].
• Sanitäre Einrichtungen. Duschen ev. standhafter und anschliessend verkaufen. Sondieren was für Möglichkeiten bestehen. Standort neu bei der Brücke. Abklären mit Obrecht [Logistik].
• Trink-Wasser. Ev. Zisterne beim Ziel. Oder mehr Kanister. Abklären was es gibt [Logistik].
• Schatten Ziel/Start: Sonnenschrime [Finanzen, Logistik] .
• Startnummer. Snapband-Alternative? [Rennen].
• Helfer. Jungmanschaften anfragen. Für ca. CHF 1000.- alle Streckenposten stellen [Staff].
• Pool. Schwierig um das Wasser nur mit Chlor sauber zu halten. Erfahrungen mit Pool-Party [Samy].
• Band. Helicobakter anfragen [Animation]
• Rabatte für Rider die mithelfen. Wie hoch, wie kommunizieren? [Rennen, Präsi].
• Bühnen-Clown macht Samy [Animation].
• Aldi Thusis ist ein Segen ;)
  

VARIA

• Fritteuse sollte funktionieren.
• Schützenhaus hat neu einen Grill.
• Mehr Mulden für Abfall.
• Abpumpen WC neu Obrecht.
• Am 5.10. ev. Besichtigung vor Ort (v.a. wegen Aufenthaltszelt)

TODO

• Kommentare zu den Diskussionspunkten
• Das Budget im Anhang ist provisorisch und enthält noch eine Abweichung in der Summe von ca. 200.-. Ist aber genügend damit jedes Ressort seine Positionen checken und Feedback geben kann. Auch kann sehr wenig Geld gespart werden. Darum gilt auch im 2009:

Ressorts abspecken, Kosten einsparen und sich auf die wesentlichen Elemente konzentrieren. Diese dafür top.

Gästebuch

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Flotte Grüsse vom Int. Team.

Die ersten Tage

Lollee Höchste Zeit mal endlich den ersten Post zu schreiben. Obwohl man eigentlich an die Sonne sollte. Denn diese scheint mal wieder prächtig und das Lindthgebiet wird doch nicht als Schlammebene in Erinnerung bleiben ;)
Ich habe in der Zwischenzeit fast alle Gäste in den verschiedenen Unterlager besucht. Es macht Spass nach all den Email, Chats und Telefongesprächen die Gesichter zu sehen. Alle sind gut in der Schweiz angekommen und haben mächtig Spass hier. Abgesehen von anfänglichen Berührungsängsten läuft's auch mit den Gastgeber prima.
So und jetzt gehe ich in die Sonne :)

Unsere Gäste aus der Slowakei.

Los gehts

Die Burkinabée, die Georgier und einige Rumänen sind in der Schweiz angekommen. Die Tage bis zum Contura 08 verbringen sie bei Gastfamilien.
Grund genug also um zu bloggen :)